Hvad er Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) diskuteres i mange forskellige kontekster i forretningsverdenen i dag, hvorfor det kan være svært at forstå den faktiske betydning af, hvad BI egentlig er.

Nedenfor har vi derfor tydeliggjort betydningen – og ikke mindst værdien – af Business Intelligence.

Samling af alle data i én fælles platform

Den primære grund til at virksomheder ofte begynder at snakke om BI er, at dataene ligger spredt ud over flere forskellige systemer, samtidig med at det ikke er muligt at bruge disse data i deres nuværende form. Der er dermed et stort behov for overblik og sammenhæng – to ting som BI kan hjælpe med.

Således er Business Intelligence grundlæggende en computerbaseret teknik, der bruges til at spotte, frembringe, konsolidere og samle organisatoriske data i én analyseplatform, også kaldet et data warehouse.

En stor del af arbejdet heri består dog også i at konvertere dataene til viden, der kan deles.

Nem og dynamisk adgang til vital forretningsviden

Når dataene er samlet skal de altså beriges og omsættes til værdifulde analyser, hvorudfra viden kan opnås, hvilket sker via BI-løsningen.

Men hvad hjælper berigelsen af data, hvis ingen ser resultatet? En af de fornemmeste opgaver for en BI-løsning er således at fungere som en fælles platform, hvorfra alle kan hente den viden, de har brug for, nemt og hurtigt.

Ved at skabe en fælles platform for alle sikres det samtidig også, at validiteten af tallene ikke længere er et stridspunkt, da der så kun er én version af sandheden.

Spot trends og fastlæg strategier

BI handler ikke blot om at bruge data på en intelligent måde til at måle, kontrollere og forstå din virksomhed. BI handler også om at etablere et bedre grundlag for beslutninger om morgendagen.

Når grundlaget for forståelse af fortiden og nutiden er på plads, så bør en BI løsning også inkorporere budgetterings- og simuleringsværktøjer såsom ”hvad nu hvis” analyser, der kan hjælpe dig med at forudse fremtidige udviklinger for virksomheden.

Hvis aktivitetsplaner ydermere kombineres med BI-løsningen, så vil dette også hjælpe til med at lede alle ansatte i den samme retning ved at visualisere, hvordan de overordnede mål realiseres gennem specifikke aktiviteter.

BI til din branche

Med en BI-løsning tilpasset til din specifikke branche er du hurtigere og nemmere i gang med BI - se mere her

Sikker navigation igennem en kaotisk verden af data

I sidste ende handler BI således om at navigere sikkert igennem en kaotisk verden af data og etablere en platform til sammenkædning af fortiden, nutiden og fremtiden. Denne sammenkædning vil gøre det muligt at foretage intelligente strategiske beslutninger om virksomheden og dens fremtidige kurs.

Nu hvor du ved hvad BI er for noget, så tag et kig på hvordan InfoSuite Business Intelligence kan hjælpe din virksomhed.

Prøv InfoSuite Business Intelligence

Den gratis demo kommer med klargjorte demodata.

Der kræves ingen teknisk opsætning og du er i gang på 2 minutter.

Få inspiration til analyse- og forretningsoptimering med InfoSuites nyhedsbrev

10 konkrete fordele du opnår ved at anvende BI som ledelsesværktøj

Her får du 10 konkrete bud på hvordan Business Intelligence anvendes på forskellige forretningsområder, samt nogle eksmepler på hvad det har betydet for virksomheder, der har implementeret BI.

1) Forbedret salgsopfølgning og styring

For at fastholde et effektivt salgsarbejde er det nødvendigt med nem adgang til opdateret viden.

Med en BI-løsning kan du analysere salgsresultater og indsatser fra mange forskellige vinkler, såsom pr. produkt, kunder, salgsområde, salgsteam, og helt ned til den enkelte sælger.

Det gør det nemt at holde styr, på hvilke kunder og produkter, der er mest profitable for din forretning – og hvilke der ikke er!

Nem adgang til opdaterede analyser vil også gøre det nemmere for dig at optimere din forretning mens du har fokus på kundes bedste interesse, da det blandt andet vil blive lettere at følge op på fakturaer, leveringstider, leveringssikkerhed, returneringer og kreditnotaer.

Slikproducenten Haribo bruger til dagligt Business Intelligence som en del af arbejdet med salg. Tidligere havde medarbejderne kun adgang til begrænsede analyser og det krævede mange ressourcer at gøre disse analyser klar. I dag får salgsafdelingen via InfoSuite direkte adgang til en række værdifulde og nødvendige statistikker som udarbejdes helt automatisk.

“Vi bruger InfoSuite rigtig meget i forbindelse med vores salg, og det giver os mulighed for at analysere vores salgsdata fra en række forskellige vinkler”, forklarer Anders Bloch der er IT Manager hos Haribo. læs hele casen.

2) Optimering af indkøb og lager

Den rette håndtering af leverandører er nøglen til kvalitet og omkostningseffektivitet. Der ligger således et stort potentiale for øget indtjening gennem forbedret overvågning og styring af både indkøb og lager.

Med det rette analyseværktøj kan du overvåge og agere på alle vigtige aspekter af en virksomheds indkøbs- og supply chain-håndtering, såsom:

  • Bestilte contra leverede varer
  • Åbne ordrer og forsinkede leveringer
  • Leveringstid og leveringssikkerhed
  • Faktiske kostpriser i forhold til estimerede
  • Kreditorsaldi etc.

I det omfang at der arbejdes med fysiske lagre, kan BI skabe indsigt og overblik, så man undgår høj binding af værdi, eller pludselig står med tomme lagerhylder, når behovet er størst.

En potentiel bi-effekt af bedre styring af indkøb og lager, er en styrket relation til leverandører og kunder, gennem åben dialog om den konkrete viden fra BI platformen.

3) Produktionsopfølgning

Produktionsvirksomheder skal have overblik over utroligt mange oplysninger – fra forecasts og planer til ressourceforbrug over leverandører og meget mere.

Ud over at en BI-løsning kan hjælpe til med at skabe overblik over hele værdikæden, kan det ligeledes hjælpe produktionsvirksomheder til at analysere vigtige punkter såsom:

  • Produktionsordre og -kapacitet
  • Materialeforbrug
  • Tidsforbrug i produktionsprocesser
  • Defekter
  • Medarbejderperformance

4) Optimering af regnskabsopfølgning og budgetteringsprocesser

En effektiv BI platform letter arbejdet med regnskab og likviditetstyring.

Balancer, regnskaber og resultatopgørelser udarbejdes og opdateres nemt og hurtigt ligesom det også bliver betydeligt nemmere at følge op på alle kreditorer og kreditorbalancer, gennemsnitlig kredittid og betalingsdage samt beløb, der snart bliver forfaldne.

Således skabes et hurtigt indblik i hvilke likvide beløb der skal være til rådighed, samt i hvilken valuta. Dette kan for eksempel danne baggrund for en gennemgang af betalingsbetingelser mod kreditorer.

Hvis BI-løsningen ligeledes tilbyder funktionaliteter til indtastning af budgetter bliver budgetindtastningen meget nemmere og de historiske data ligger allerede klar som grundlag. Det nye budget integreres efterfølgende nemt i den løbende rapportering.

Ved at alle funktioner bygger på samme datakilde og præsenteres i samme platform, spares der masser af tid sammenlignet med separate excel-baserede arbejdsprocesser, og det er nemt at finde sammenhængende årsagsforklaringer til afvigelser.

Tekstilvirksomheden PWT Group bruger Business Intelligence til styring af lagre, indkøb, butiksdrift samt til budgettering.

“Tidligere har hver enkelt kæde selv stået for indkøb gennem de enkelte indkøbschefer eller regionschefer, som har varetaget opgaverne. Så lavede vi omstruktureringer, som betød, at vi trak denne opgave væk fra kæderne og lavede det til en central funktion. Derfor havde vi brug for et værktøj til at håndtere budgetprocesser og efterfølgende indkøbsprocesser. Det krævede, at vi havde meget mere end bare Excel-ark”, forklarer Mark Jensen som er Business Developer hos PWT Group. 

“Den største fordel ved at anvende InfoSuite BI er helt klart, at vi oplever betydeligt hurtigere budgetprocesser. Vi bruger færre manuelle timer på at budgettere. Vi har også oplevet betydelige fordele gennem simuleringer, hvor vi kobler vores faktiske indkøb op imod vores budget. Dermed kan vi se alle afvigelser på enten butiks-, leverandør- eller varegruppeniveau, hvormed vi kan indkredse eventuelle afvigelser.” Læs hele casen.

5) Optimering af kundeservice

God kundeservice er vigtig for enhver forretning. En BI-løsning kan skabe det komplette overblik gennem en grundig analyse af f.eks. telefonidata. Med løsningen kan du bl.a. analysere på:

  • Antal besvarede og ubesvarede opkald
  • Gennemsnitlig ventetid
  • Opkaldsvarighed
  • Fordeling af opkald hen over dagen, ugen og måneden
  • Sammenligning af antal opkald i forhold bemanding for at identificere og undgå mulige flaskehalse
  • Gennemsnitlig svartid per servicemedarbejder

Baseret på sådanne analyser vil man kunne spotte potentielle mangler i servicegraden samt sammensætte den rette bemanding tilpasset fordelingen af opkald.

6) Effektiv projektstyring

En effektiv BI-platform kan skabe et samlet overblik over virksomhedens projekter, hvilket er yderst værdifuldt for enterprise-forretninger og andre projektorienterede virksomheder. Det er blandt andet muligt at følge op på:

  • Omkostninger til materialeforbrug og brug af underleverandører
  • Medarbejdernes timefordeling
  • Færdiggørelsesgrader på projekter i relation til både tid og omkostninger
  • Årsagsforklaringer på projektniveau og bilagsniveau

Med en BI-løsning kan meget af dette således analyseres i dybden hvorved det bliver nemmere at optimere enterpriseopgaver, serviceopgaver og alle andre typer af opgaver.

Brøndum A/S arbejder med teknikentrepriser og håndterer konstant komplekse projekter, der kræver stram styring. Projektstyringen understøttes af Infosuites BI platform, der blandt andet sikrer løbende afvigelses-rapportering. Entrepriseforretningen er både mandskabs- og materialetung, hvilket betyder at der er behov for opdateret information på mange niveauer.

”Før lavede vi mange af de her analyser i regneark. Det var meget tidskrævende, og det betød, at vi var afhængige af personer i vores økonomiafdeling, som sikrede, at tallene var opdateret. I dag bliver tallene automatisk opdateret to gange i døgnet. Så nu er det den enkeltes ansvar at holde sig opdateret med de informationer, som de har brug for”, fortæller Charlotte R. Geertsen, Direktionsassistent. Læs hele casen.

7) Effektiv distribution af viden

Indsamling og berigelse af data har begrænset værdi hvis den viden der måtte komme ud af dataene ikke distribueres korrekt i organisationen.

Også her kan en effektiv BI-platform hjælpe, idet der i mange løsninger for eksempel er indtænkt let og automatisk distribution af centrale rapporter til de rette personer per e-mail.

Dermed bliver det let at distribuere information rundt til medarbejderne. Omkostninger og tid til periodisk udarbejdelse af rapporter reduceres derfor også kraftigt.

Ligeledes åbner mobil BI også op for at medarbejderne nemt og hurtigt kan få adgang til opdateret viden via deres mobil eller tablet.

Hastigheden hvorved viden distribueres er ligeledes også vigtig. Hvis der opstår afvigelser i dataene og nogle af virksomhedens tal viser sig at være på et kritisk niveau er det vigtigt at man både opdager dette hurtigt og at man nemt kan videregive denne opdagelse til de rette personer.

Med en BI-løsning er det nemt at tydeliggøre kritiske værdier og gøre disse målbare, ligesom det også muliggør automatisk afsendelse af email med information til de rette medarbejdere i tilfælde af afvigelser

Dette muliggør tidlige advarsler og sikrer, at alle relevante personer er informeret med det samme, når tallene afviger.

8) Optimering af marketingkampagner

Marketing kampagner kan trackes nemt og hurtigt, og det er muligt at benchmarke kampagners perfomance til brug for planlægning af fremtidige kampagner.

I og med BI-løsninger ofte lader dig sammenligne data på tværs af datakilder bliver det også muligt at analysere og sammenstille kampagner og generelle marketingaktiviteter på tværs af medier, platforme og meget mere.

Kører dine kampagne online, og har du udfordringer med datakvaliteten og funktionaliteten i Google Analytics, kan en BI-proces dels rense historiske data, og dine webdata kan herefter direkte indlæses i din BI platform og erstatte Google Analytics.

9) Bedre Performance Management

Alle virksomheder skal levere resultater – og gode resultater opnås ved målrettede handlinger og adfærd. Med BI skaber man de bedste betingelser for succes og opfølgning på resultatet af medarbejdernes handlinger. Dette kræver dog også at  processen og implementeringen gribes rigtigt an.

En meget væsentlig forudsætning for en vellykket BI-proces og implementering, er at definere de centrale og målbare KPI’er, der understøtter virksomhedens strategiske mål og prioriteter.

Det er således ikke kun BI platformens kvalitet der er afgørende, men også det udbyderen/leverandøren, og dennes evne til at udfordre ledelsen og skabe en god proces.

En BI-løsning kan tydeliggøre svarene på disse spørgsmål og dermed sikre optimal Performance Management:

Hvad er vores mål? Hvordan når vi dem? Hvordan går det lige nu? Og hvad skal der gøres?

De centrale KPI’er der svarer på disse spørgsmål kan for eksempel præsenteres via intuitive dashboards, der giver det fulde billede af forretningens performance i forhold til målene. Fra dette overblik er det nemt at dykke længere ned i de områder der skal analyseres nærmere.

10) Forbedret økonomi

Business Intelligence kan således hjælpe med til at skabe en forbedret økonomi i virksomheden. Som vist af eksemplerne ovenfor kan det komme til udtryk blandt andet i form af øget omsætning, reduktion af omkostninger og mindre tidsforbrug på administrative opgaver.

Implementering af BI naturligvis forbundet med omkostninger, men mange erfaringer har vist, at disse hurtigt er tjent ind, såfremt at processen og implementeringen er vellykket.

En af de seneste analyser omkring ROI på Business Intelligence er foretaget af Nucleaus Research som specialiserer sig i at analysere værdien af teknologi.

Undersøgelsen blev foretaget blandt amerikanske firmaer i alle størrelser på tværs af flere industrier og med forskellige typer af BI-løsninger.

Nucleaus Research har vurderet ROI på Business Intelligence ud fra tre niveauer, alt efter hvor meget BI-løsningen rulles ud og tages i brug i virksomheden.

Automatisering. Ved at automatisere rapportering, hvorved der fjernes manual rapportering, spares tid og antallet af fejl mindskes, opnås en gennemsnitlig ROI på 188%.

Taktisk brug af Business Intelligence. Hvis virksomheden formår at udnytte Business Intelligence til både at spare tid og forbedre beslutningstagningen opnås en gennemsnitlig ROI på 389%.

Strategisk brug af Business Intelligence. Udbredes BI på tværs af hele organisationen og bruges det til at tilpasse driften til de overordnede strategiske målsætninger opnås en gennemsnitlig ROI på 968%.

Ja, faktisk viste undersøgelsen også at for hver krone investeret i Business Intelligence så er der en fortjeneste på 13 kroner!

Vil du vide mere?

Vil du vide mere om hvordan lige netop din virksomhed kan opnå en række fordele med InfoSuite BI – fordel som også kan ses på bundlinjen? Så book et gratis og uforpligtende møde og lad os vise dig hvordan InfoSuite kan hjælpe jer.