Project Description

Er det på tide at droppe budgetregnearkene?

Mange mellemstore virksomheder indtaster stadig budgetter i helt almindelige regneark. Men det er ikke altid den bedste løsning, fordi regnearkene gør budgetprocessen yderst ressourcekrævende. Der er en række tegn, der kan give dig et praj om, hvornår det er på tide at droppe regnearkene til fordel for en integreret budgetteringsløsning, og dem præsenterer jeg her.

Er det på tide at erstatte den regnearksbaserede budgetlægning?

 

 

 

Af Jim Møller
/LinkedIn
Opdateret: 29.06.2020

Allerførst en afsløring: Jeg er kæmpe fan af regneark. Et lettilgængeligt værktøj, der som udgangspunkt er en god løsning til de mere simple opgaver i økonomiafdelingen såsom specialafstemninger, ad hoc-datapræsentation og prototyper. Og det kan jeg sige, uden at ryste på hånden, for jeg bruger det selv ugentligt.

Men Excel og andre regneark har sine begrænsninger – særligt i forbindelse med en budgettering – og det er dem, jeg vil folde ud for dig i den her artikel.

Mange af de virksomheder, som vi har arbejdet med, er begyndt i budgetregnearkene med de bedste intentioner – det var umiddelbart den hurtigste og billigste løsning. Med tiden sker der bare ofte det, at regneark og forretning vokser i hver sin retning. Og det betyder, at budgetterne bliver ubrugelig som økonomisk styringsredskab.

Samtidig ser vi ofte, at budgetregnearkene fyldes med fejl i takt med udviklingen og udvidelsen af budgettet. Og det bygger jeg faktisk ikke kun på mine egne observationer. Studier har nemlig påvist, at omkring 60 % af virksomhedens regneark indeholder fejl.

Budgettering i regneark er altså en reel og betydelig udfordring i mange virksomheder. Men er det også et problem hos dig?

Det kan du heldigvis finde ud af lige her! Jeg har nemlig samlet 10 udsagn, der indikerer, at din virksomhed bør sige farvel til regnearksbaseret budgetindstastning. Og hvis du kan genkende en eller flere af dem, så kunne det godt være, du skulle overveje en smart budgetløsning.

Nikker du genkendene?

1. Kun du eller ganske få personer forstår de links, formler, beregninger, makroer og logikker, der ligger bag regnearkets opbygning.

2.  Jeres viden om bagvedliggende links, formler, beregninger, makroer og logikker er gået tabt i forbindelse med udskiftning af personale.

3. Det er meget svært, eller helt umuligt, at foretage budgetindtastning helt ned de detaljeringsniveauer, du har brug for.

4. Din overvågning af realiserede tal i forhold til budgettet er en separat, ikke-integreret og ikke-automatiseret proces.

5. Du synes, det er svært og tidskrævende at afstemme regnearket med kunder og produkter i jeres ERP.

6. Du har kun mulighed for at budgettere på et overordnet niveau, og du bruger derfor enorme mængder af tid på at justere de detaljerede budgetposter, så de stemmer overens med totalen.

7. Du mangler detaljerne i budgettet til at lave præcis forecasting på kunde- og produktniveau.

8. Du undgår at dokumentere budgettets forudsætninger, fordi det er svært og tidskrævende.

9. Du bruger for lang til på at konsolidere dine indtastninger fra et regneark til et andet.

10. Du finder det på både besværligt og tidskrævende at implementere rullende forecasts i din budgetteringsproces.

Hvis ikke jeg tager meget fejl, så kunne du formentlig genkende et eller flere udsagn. Hvis ja, så er der et stort potentiale i at optimere jeres budgetteringsproces ved at investere i moderne budgetterings-software.

Der er nemlig ikke kun tid at hente. Med en god budgetterings-løsning vil du også kunne forbedre jeres budgetlægning og forecasting. I vil fx kunne operere på forskellige niveauer samtidig, og opsætte automatisk beregning af likviditetsbudgettet på baggrund af de indtastede budgetter.

Jeg har samlet nogle af de fordele, som vi ser virksomheder tager til sig, når de begynder at arbejde med budgettering i en dedikeret budgetteringsløsning:

  • I vil arbejde ud fra ’én version af sandheden’. Måltal og dimensioner er ensartede.
  • Du kan let og sikkert fordele budgetindtastningen til de forskellige budgetansvarlige.
  • Du kan udarbejde mere præcise forecasts, fordi du kan indtaste budgetter på alle niveauer for fx kunder og produkter.
  • Du kan sammenligne med historiske data på alle niveauer.

Vil du have gode råd til at få en optimal budgetteringsproces? Så download vores e-bog, hvor vi har samlet alle vores erfaringer med at opnå en snorlige proces med færre fejl og bedre budgetter. 

InfoSuite Case Story

“Tidligere brugte vi meget tid på at arbejde med budgetregneark, som kunne være meget omfattende. Det gjorde budgetteringen meget besværlig, og vi oplevede også, at der kunne opstå problemer med tallene på grund af formelfejl og lignende. Med InfoSuite Budget slipper vi for disse fejl, og budgetteringen bliver meget nemmere.”

Pia Kruse, IT Koordinator, Gasa Nord Grønt

Læs hele casen

Overvejer du en budgetløsning?

Så skulle du måske overveje InfoSuites. Vi mener i hvert fald selv, at vi har en af de bedste, danskudviklede løsninger på markedet. Blandt andet fordi den hviler på vores BI-løsning, hvorfor du får optimale muligheder for at basere dine budgetter på data.

Så ring endeligt, eller book en aftale, hvis du vil se mere til vores produkt eller have et godt råd til din budgettering.


Ved at sende denne formular accepterer du at InfoSuite A/S indhenter og opbevarer de oplysninger du har opgivet, hvilket kan inkludere navn, stillingsbetegnelse, e-mail, telefonnummer og firma. Derudover opbevarer vi en log over hvilke sider du har besøgt på InfoSuite A/S’ hjemmeside.

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for InfoSuite A/S.

Vi anvender de afgivne oplysninger til at følge op på din henvendelse med henblik på at besvare eventuelle opfølgende spørgsmål, samt for at informere yderligere om InfoSuites løsningstilbud, hvis relevant.

InfoSuite vil kun behandle og opbevare dine persondata i det tidsrum, det er nødvendigt af hensyn til den fortløbende dialog og til journalisering af kommunikationshistorikken.

Ønsker du at tilbagekalde dit samtykke og få dine data slettet kan du sende en mail til info@infosuite.dk.



Jim Møller 

Sales Executive
+45 2526 5109
jm@infosuite.com