Project Description

7 gode grunde til at vælge BI frem for regneark

Regneark er effektive til mange ting, men de indeholder en del begrænsninger, der betyder, at de ikke egner sig som virksomhedens primære analyseværktøj.

På baggrund af de udfordringer, vi oftest hører om, når virksomheder fortæller os om deres brug af regneark, har vi sammensat en liste med syv gode grunde til at vælge en BI-løsning frem for regneark.

BI frem for regneark

“Før InfoSuite lavede vi mange af de her analyser i regneark. Det var meget tidskrævende, og det betød, at vi var afhængige af personer i vores økonomiafdeling, som sikrede, at tallene var opdateret. I dag bliver tallene automatisk opdateret to gange i døgnet.”

Charlotte R. Geertsen, Direktionsassistent, Brøndum
Læs hele casen

1) Analysér og sammenlign tal fra forskellige kilder og fra forskellige vinkler

Data kopieres ofte direkte ind i regneark fra ERP- og økonomisystemer uden berigelse af nogen art.

Dertil kommer, at kombinering af data fra forskellige kilder og kuber kan være svært, hvorfor du måske ender med at holde fast i forsimplede analyser, som kun giver et delvist billede af hele sandheden.

De enkelte afdelinger sidder ofte med deres egne regneark baseret på egne data. Det resulterer dog i at tallene ofte ikke hænger sammen på tværs af forretningen, og så snart man ønsker at foretage analyser på tværs af forretningen bliver det svært at sikre den rette validitet i tallene.

Med en Business Intelligence løsning kan du indhente, standardisere, rense og berige data fra flere forskellige kilder via en lang række automatiske processer. Derved får du og dine kolleger adgang til langt mere nuancerede analysemuligheder samtidig med at der skabes ét samlet beslutningsgrundlag frem for en lang række af forskelligartede regneark.

Med InfoSuite BI har du adgang til al værdifuld viden fra din forretning ét sted.

Lær mere om mulighederne med InfoSuite BI

2) Slip for et hav af forskellige regneark gemt i forskellige versioner

Personligt sidder du sikkert med flere forskellige regneark allerede – og i flere forskellige versioner.

Dertil kommer, at jo større organisation, desto flere forskellige regneark og versioner findes der. Når sådanne regneark så skal sammenholdes eller – værre endnu – sammensættes, bruges der mange ressourcer på at få dette klippe-klistre arbejde til at gå op.

I stedet for at have ét samlet analysebillede, som kan tilpasses den enkeltes ønsker med få klik, ender I således med at sidde med hver jeres uafhængige bunke af regneark.

“Vi har blandt andet en ledelsesrapport, som samler nøgletal fra afdelinger, markeder og koncernen i én og samme analyse. Tidligere blev disse tal dannet ved hjælp af en hel række Excel-regneark, som blev konsolideret i ét stort regneark.”

eges finansdirektør, John Vestergaard, fortæller om nogle af de fordele ege oplever ved at bruge InfoSuite frem for eksempelvis regneark. Læs casen

3) Mindre risiko for fejlindtastninger

Et andet problem med de mange regneark er, at det øger risikoen for fejl. Du bør kunne stole helt på dit analyseværktøj, men ikke desto mindre så fører den manuelle håndtering af regneark til at der i mange tilfælde opstår fejl i formler, referencer eller lignende. Nogle fejl er måske nemme at spotte og ændre, mens andre kan være sværere at finde frem til.

Du har sikkert selv oplevet at sidde til et møde og bruge frustrerende meget tid på at diskutere validiteten af de enkelte analyser i stedet for selve analysens indhold.

Med et BI-værktøj mindskes den manuelle håndtering af dataene betydeligt, og dermed minimerer du også risikoen for at der opstår fejl. Derved vil du opleve at jeres analyser bliver mere valide samt at der kun er én version af sandheden at forholde sig til.

4) Data opdateres automatisk helt ned på dags- og timebasis

Selvom selve indhentningen af data kan automatiseres til en vis grad, så skal der stadig ofte bruges tid på manuelt at tilrette data og sikre, at de er sat rigtig op, og at dataene kommer ind de rigtige steder.

Ligeledes fører det manuelle arbejde ofte til, at der kun følges op på nøgletal ugentligt, månedligt eller måske endda kun kvartalsmæssigt.

En stor fordel ved Business Intelligence-software er, at dataene kan opdateres automatisk helt ned på dags- og timebasis, hvilket gør det nemt at følge forretningen i real-tid i stedet for med en måneds forsinkelse.

“Fremfor at kigge på en periode når den er slut, så holder vi øje med perioden mens vi er i den, og har mulighed for at agere ud fra det.”

Økonomichef, Flemming Bisbjerg, og it-projektleder, Hanne Skovbo, fortæller om Fredericia Furnitures udbytte ved at bruge InfoSuite. Se filmen

5) Høj dynamik og nemmere opsætning af ad hoc analyser

Regneark lader dig opsætte fine grafer på baggrund af dine data. Men hvad gør du, hvis du ønsker at tilføje en kolonne, eller hvis du kommer i tvivl om nogle af tallene er udregnet korrekt? I mange tilfælde kan det være svært at lave sådanne ændringer eller gennemskue om der er en fejl i opsætningen, med det resultat at du er nødt til at starte forfra.

En del af dynamikken forsvinder i analysearbejdet, hvis du for ofte er nødt til at lade dig begrænse af manglende overblik eller er nødt til at starte forfra, hvis du ønsker at se dataene fra en helt anden vinkel eller anvende en ekstra dimension.

Med en BI-løsning vil du kunne vende og dreje dine analyser med få klik, og få det billede du ønsker med det samme. Fra det forkrommede overblik i dine dashboards kan du nemt dykke ned i tallene og undersøge de enkelte områder nærmere.

Prøv InfoSuite BI

Med InfoSuite er det nemt at få det overodnede overblik samt et indblik i detaljerne - download en gratis demo

6) Du undgår at være afhængig af regnearks-hajen

Så snart der skal anvendes mere avancerede funktioner i regneark tyr mange ofte til en kollega i organisationen, som er skarp til at jonglere med funktionerne i regneark.

Dette skaber dog et problem, idet vedkommende nemt kommer til at virke som en flaskehals i forbindelse med analysebehov.

Hvis du eller en af dine kolleger har et specielt ønske i forhold til en given analyse betyder det ofte at 1) I må vente til regnearks-hajen har tid til at lave det for jer, eller 2) at I dropper ønsket og derved går glip at potentiel vigtig viden.

I stedet for at du blot selv opsætter den ad hoc analyse, du ønsker i din BI-løsning, er du tvunget til at vente på, at regnearks-eksperten har tid til at gøre det.

I InfoSuites BI-løsning er det nemt for den enkelte bruger selv at vende og dreje analyserne som de ønsker at se dem – uden at være afhængige af en administrator.

Det fleksible brugersetup gør det ligeledes nemt at skræddersy den enkelte brugers opsætning så de kun har adgang til de funktioner og analyser der er relevante for dem.

7) Nemmere budgetteringsproces med automatisk konsolidering

Regneark er også yderst oplagt som værktøj til budgettering, om end dette også indeholder nogle svagheder lig de tidligere nævnte.

Indtastes budgetter for eksempel i flere forskellige regneark, er det ofte yderst problematisk at konsolidere og samle disse budgetter. Ud over det ekstra tastearbejde, der ligger heri, så øges risikoen for fejl også, jo mere der skal samles.

Ofte ender du med et stort uoverskueligt regneark, og det bliver svært at lave rullende budgettering, hvis dette ønskes.

Ved at anvende en Business Intelligence-løsning med integreret budgettering løses mange af disse problemer og budgetteringsprocessen bliver nemmere, hurtigere og mere sikker samtidig med, at decentral budgettering bliver nemmere at håndtere.

Få et bedre indblik og spar ressourcer

I sidste ende leder brugen af regneark ofte til to overordnede scenarier: Enten bruger I for mange timer på at tilpasse de mange regneark, eller, alternativt, lader være med at lave tilpasninger for til gengæld kun at bruge statiske og begrænsede analyser baseret på tal, der allerede er forældede.

Med en Business Intelligence-løsning vil jeres analyse-arbejde blive nemmere, samtidig med at det vil give helt andre muligheder i forhold til detaljerede og valide real-tids analyser, der er tilpasset den enkelte ansattes behov og ønsker. Har du lyst til at se nærmere på InfoSuite Business Intelligence, så download en gratis demo og få et indblik i nogle af mulighederne.

Flere artikler