Project Description

Vejen til de optimale forecasts

5 tips til bedre og mere præcis forecasting  i din virksomhed.

Vejen til optimale forecasts

Adskillige virksomheder er afhængige af præcise forecasts, blandt andet fordi de arbejder med større og større forsyningsnetværk, både nationalt og globalt. Ligeledes skal der ofte disponeres tidligere, for en længere tidshorisont og for større beløb end førhen.

De forecasts som typisk har den største indvirkning på dagligdagen er de periodiske salgsforecasts, som bruges til driftsplanlægning og vareindkøb. Herunder får du nogle tips til hvordan du kan arbejde aktivt med at optimere jeres salgsforecasts.

Afdæk behov og hold fokus på målene

Formålet med et forecast er blandt andet at kunne disponere, før selve det kundedrevne behov opstår. Virksomheder fokuserer naturligt nok på at lave forecasts for de områder, der har størst betydning for driften.

Derfor kan det være en nødvendig øvelse at gennemgå jeres planlægningsprocedurer og identificere, hvor der er brug for fokus på forecasts. Disponeringen og de underliggende processer kan så give de specifikke forecasts en lang række konkrete formål såsom generering af kapacitetsplaner og bestemmelse af lagerstørrelser.

Forecasting involverer som regel flere medarbejdere, hvilket gør det nemt at miste grebet om formålet med forecastingen. Hvis det sker, bliver jeres forecasts ikke udarbejdet rettidigt, med den rigtige tidshorisont og med den påkrævede præcision.

Her er det vigtigt at medarbejderne er bekendte med, at det samme forecast kan have flere formål. Eksempelvis kan det samme forecast bruges til at bestemme kapacitet i produktionen, bestemme lagerniveauer og igangsætte produktionsordrer og indkøbsordrer.

Fastlæg krav til tidshorisont & præcision

Jo længere tidshorisonter det er nødvendigt at disponere for vha. forecasts, jo større betydning har præcisionen af disse for virksomhedens performance. Det betyder samtidig, at det kan være nødvendigt med flere forecasts med forskellige tidshorisonter på det samme produkt, hvilket kan skabe et betydeligt koordineringsbehov.

Mange virksomheder har dog en tendens til, at der lokalt i de enkelte afdelinger laves forecasts til lige netop denne afdelings brug. Dette betyder, at der typisk kan være flere forecasts på samme produkt i omløb i en virksomhed. Dermed løber virksomheden risikoen for, at produktionsafdelingen bruger et forecast, som er i direkte modsætning til det, indkøbsafdelingen bruger.

Alle krav til tidshorisont og præcision skal formuleres og kommunikeres tydeligt. Den tidshorisont, et forecast bør dække, er naturligt afgrænset af, hvor lang tid før en kundeordre ankommer, at virksomheden er nødt til at disponere for at være i stand til at reagere på ordren.

Hent guiden – 7 tips til optimering af jeres budgetteringsproces

Pas på periodeforskydninger i salgsdata

For at stabilisere produktion og planlægning er det afgørende at lægge forecasts ud fra så gode data som muligt. For salgsforecasts betyder det at du bør bruge salgsdata der er så tæt på virksomhedens slutkunder som muligt.

Mange forecasts til drift baseres på salget de seneste perioder, hvorudfra det nye forecasts udarbejdes for næste periode. Der kan dog opstå problemer hvis en stor ordre skubbes fra en periode til en anden (eksempelvis pga. leveringsproblemer eller kundeønsker). Det bevirker at salget i en periode pludseligt er større, end det burde, i én periode og modsat i en anden.

Den slags periodeforskydning kan nemt give kvaler, når der skal udarbejdes forecasts. Derfor er det vigtigt at registrere, hvornår kunderne faktisk skulle have haft produktet, og ikke hvornår man leverede det.

Systematisér forecasting-teknikken

Virksomheder har ofte en ad hoc tilgang til forecasts, som gør, at de bliver udarbejdet på forskellig vis fra gang til gang. Det gør det er svært at følge op på disse forecasts og inkorporere dem i den daglige drift. En systematisk tilgang til det at udvikle forecasts og anvende dem er derfor af stor værdi.

Uden en systematisk tilgang er det svært at opnå en tilfredsstillende præcision og timing ligesom det kan være svært at forklare, hvorfor et forecast ramte ved siden af.

Ved at gøre brug af software-løsninger der er velegnede til forecasting åbnes der op endnu nemmere systematisering af jeres forecasts, ligesom det også ofte muliggør endnu mere præcise forecasts. Endvidere bliver dataregistrering og analyse også mere simpelt og effektivt.

“Da vi begyndte at undersøge, hvordan vi kunne udvikle et system til produktionsplanlægning, viste InfoSuite Budget sig at have de funktioner, der var behov for… InfoSuites budgetløsning blev tilpasset produktionens ugentlige planlægning. Vi har netop implementeret løsningen og har 100 brugere over hele Norden, men fordelene er allerede tydelige.”
Anders Bloch, It Manager, Haribo

Læs hele casen

Synliggør konsekvenserne af fejl

Forecasts udarbejdes ofte af medarbejdere, der ikke selv efterfølgende skal bruge dem eller også udarbejdes de af medarbejdere, der skal bruge disse forecasts, men ikke har den nødvendige viden om markedet.

Derfor er det vigtigt at følge op på eventuelle forecasts-fejl og bruge ressourcer på at få alle involverede medarbejdere til at forstå konsekvenserne af ringe præcision og kvalitet.

Ligeledes bør processen inkludere såvel beslutningstagere som de der fastlægger forecasts. Det vil hjælpe til med at sikre fælles prioriteter og et forecast, der accepteres og anvendes af hele virksomheden.

Forecasting via InfoSuite

Der er mange forhold, der påvirker jeres forecasts – og forståelsen samt inddragelsen af disse forhold, når forecast-processen designes, er af stor vigtighed.

Til gengæld vil en veldesignet forecasting-proces gøre det muligt for jer at afstemme jeres drift, så den matcher jeres kunders ordrer samt gøre jer i stand til at planlægge fremtidig kapacitet i relation til indkøb, produktion og lager.

Med et integreret Business Intelligence og planlægningsværktøj som InfoSuite, får du både den nødvendige viden samt et nemt og brugervenligt værktøj til at lave værdifuld og fremsynet forecasting. Og ikke kun på et overordnet niveau men helt ned på lige præcis det detaljerings-niveau, du ønsker.

Klik her for at læse mere om forecasting via InfoSuite.

Flere artikler